AIに毎回同じ説明をしないための営業情報の残し方｜コピペ用テンプレート

営業メールの下書きを頼むたびに、会社の説明から書いている。次は提案書を頼みたいのに、また同じ説明が必要になる。

こんなときは、長いプロンプトをその都度考えるより、自社サービスの説明を一枚にまとめておくと使いやすいです。

ここでは「共通メモ」「案件メモ」「今回の依頼」の3つに分ける方法を紹介します。例に使うWeb運用サービスは架空のもので、自社の営業データや実績ではありません。

毎回同じ情報と、毎回変わる情報を分ける

商材の説明と相手企業の事情を一つのメモに混ぜると、次の案件で不要な情報まで持ち越しやすくなります。

まず、情報の置き場を分けます。

メモ	入れるもの
共通メモ	自社サービス、対象顧客、対応範囲、条件
案件メモ	相手企業、確認済みの状況、未確認のこと
今回の依頼	作りたいもの、目的、長さ

AIが過去の会話を覚えているかに頼らず、その回に必要なメモを入力に含める方法です。メモを保存しただけでAIが自動的に読むとは限りません。

ファイル管理に慣れていなければ、メモアプリや文書の見出しを分けるだけでも始められます。以下のMarkdown形式も、そのままテキストとしてコピーできます。

共通メモは、提供する作業を具体的に書く

「中小企業のDXを支援します」だけでは、何を提案してよいか分かりにくいです。実際に引き受ける作業と、その対象を書きます。

# 営業の共通メモ
版：
更新日：

## サービス
名前：
対象となる顧客：
提供する作業：

## 対応範囲
対応できること：
対応しないこと：
事前確認が必要なこと：

## 提案時の条件
料金・見積方法：
着手時期・納期：
使える実績・根拠：

## 文面のルール
相手に約束してよいこと：
断定しないこと：

未定の欄は空白にせず「未定」「個別見積」「確認が必要」と書きます。たとえば納期が決まっていないのに、「最短で翌日対応」と文面に入れられては困ります。

架空のWeb運用サービスなら、こう埋められます。

# 営業の共通メモ（架空例）
版：v1
更新日：2026-10-14

サービス名：Web更新サポート
対象：自社サイトを持つ小規模事業者
提供する作業：お知らせ更新、既存ページの文章差し替え

対応できること：顧客が用意した文章・画像の掲載
対応しないこと：新規サイト制作、広告運用、原稿の執筆
事前確認が必要なこと：CMS、更新箇所、素材の有無

料金・見積方法：作業範囲を確認して個別見積
着手時期・納期：作業範囲と空き状況を確認して提示
使える実績・根拠：この架空例では掲載しない

相手に約束してよいこと：確認した対応範囲内の作業
断定しないこと：売上増加、検索順位、確約していない納期

サービスの魅力を増やすより、提案してはいけない作業をはっきりさせるのが先です。原稿の執筆を引き受けないなら、その条件がメールにも提案書にも残っているか確認します。

案件メモには、相手ごとの情報だけを入れる

ここに共通メモの説明をもう一度書く必要はありません。相手企業について分かったことと、今回まだ聞けていないことを残します。

# 案件メモ
案件名：
確認日：
情報源：

確認できたこと：
相手から依頼されたこと：
まだ分からないこと：
こちらから聞きたいこと：
次の予定：

たとえば「更新担当が忙しそう」は推測です。「毎月、お知らせを3件掲載している」は、相手が話していたなら確認済みの情報として残せます。話していない内容を、相手の要望として書き足さないようにします。

商談前に相手企業を調べる段階なら、AIで企業調査をして出典付きメモを作る方法も参考になります。共通メモは自社の説明、企業調査メモは相手の情報、と分けて使えます。

AIには、2つのメモと今回の依頼を渡す

最初は、共通メモと案件メモをコピーしてから、次の依頼文を付けます。

上の共通メモと案件メモを使って、初回商談後の返信メールの下書きを作ってください。

目的：相手の希望を確認し、見積に必要な情報を聞く
長さ：300字程度
構成：お礼、確認できた要望、追加で聞きたいこと、次の進め方

共通メモの対応しない作業は提案しないでください。
案件メモにない要望は、相手が依頼したこととして書かないでください。
料金と納期が未定なら、確定した条件を書かないでください。
不足があれば、メール案とは別に確認事項を挙げてください。

この例は入力の組み方を示すものです。特定のAIツールでの出力や、営業成果を保証するものではありません。下書きが出たら、対応範囲、料金、納期、相手の発言を読み直してから使います。

対応範囲を変えたら、共通メモも更新する

一度作ったメモでも、条件が変われば更新が必要です。

架空例のWeb更新サポートで、今後はお知らせの原稿作成も引き受けることにしたとします。この場合、「対応できること」に原稿作成を足すだけでは、旧版の「原稿の執筆には対応しない」と矛盾します。

欄	v1
提供する作業	お知らせ更新、既存ページの文章差し替え
対応しないこと	新規サイト制作、広告運用、原稿の執筆
事前確認が必要なこと	CMS、更新箇所、素材の有無
版・更新日	v1・2026-10-14

次の依頼で使うのはv2です。古いチャットにv1が入っているなら、最新版を渡し直し、「今回はこちらの条件を使う」と明記します。入力した条件をAIが守ったかは、出てきた文章で確認してください。

過去の見積や提案をv2の条件に書き換える必要はありません。そのときに何を約束したかは、過去の版と一緒に残しておきます。

最初は一つの商材だけで始める

すべての商品、過去の商談、社内資料をまとめようとすると、準備の方が重くなります。まずは一つの商材の共通メモと、一件の案件メモで試す方が扱いやすいです。

同じ説明をどこまで使い回せるか、下書きのどこを人が直したか。その記録があれば、次にメモへ足す情報を選べます。

顧客名や非公開条件を使う場合は、利用するAIへ入力してよい範囲を先に確認してください。最初の練習なら、この記事の架空例だけで入力の形を試せます。