法人のFAX番号や電話番号を取得するなら「Toones」が便利

こんなお悩みにお答えします。

このご時世で多くの人がテレワークに切り替わり、誰もいないオフィスに固定費を払い続けるのもバカバカしいですよね。

そこでまずは「固定電話番号」と「FAX番号」を、クラウドサービスのToonesで取得しておくことをおすすめしています。

FAX番号や電話番号の取得は必要？

オフィスにはコピー・FAX・プリンターが一体型の「複合機」が置かれているところが多いのではないでしょうか。

複合機にはリース料金やカウンター料金など、毎月のコストがかかります。

その中でもFAXについては、実際には機能としてほとんど使わなくなっている人の方が多いですよね。

業種や地域によってはまだ現役

地域や業種によってはまだFAXが必要とされていたり、法人として様々な申し込みをする際に固定電話番号の記入を求められることがあります。

これは日本では特に、住所や固定電話の有無が未だに「信用」を一定担保する指標になっていたりするからなんですよね。

この辺りの情報が会社のWEBサイトや名刺に情報としてあるかないかだけでも、対外的な見られ方は変わります。

また、古くからの商習慣などによりFAXがいまだに使われていることもあります。

電話番号は問い合わせ先で必要

またインターネットサービスによる起業でも、ECサイトなどで特定商取引法の表記が必要な場合には、電話番号の記載が求められることがあります。

いまはチャットやメールでの問い合わせが主流になっていますが、電話番号を記載する風習はなかなか無くならないものです。

WEBサイトなどに公開していない企業もありますが、電話番号はほとんどの企業が用意しています。

そこで、今回はWEB上で簡単に電話番号やFAX番号が取得できて、実際に利用できるサービスについてご紹介していきたいと思います。

電話番号取得は「Toones転送電話」

クラウドのToones転送電話は申し込みをして本人確認が完了してから使えるようになるので、開設までは数日かかります。

とはいえNTTなどで固定電話回線を引くよりも、準備までの時間は圧倒的に早いでしょう。

また、先行して番号は抑えることができるので、先に名刺に電話番号を記入しておくことはできます。

また料金もクレジットカードによるポイント購入ですぐにチャージすることができるので、手軽に使えるのがメリットです。

＼ クラウドで電話番号を取得！ ／

「Toones転送電話」の利用料金

まずは電話番号の発行時に初期設定費用として3,120円が発生します。

電話番号の選択費用は基本的に無料ですが、良番を取りたい場合などは別途費用がかかることもあります。

また月々かかる基本料金については、月額1,050円〜と非常に安価に使えるのがToones転送電話の大きな特徴ですね。

通話料金については、固定電話と携帯電話で転送する際の通話料が異なるので、その点で注意が必要です。

尚、利用する際には本人確認が必要になります。まずは本人確認情報を登録し、個人の場合だと免許証等、また法人の場合だと謄本などをアップロードします。

その後、住所確認の書留が届くので、そこに記載されたPINを入力することで本人確認のフローが完了します。（1～2週間程度の期間をみておくと安全です）

1人社長には「電話代行サービス」が便利

社長が1人で起業する場合は、商談中や移動中に会社宛に電話がかかってくると対応することができません。

また開発会社などでは電話の話し声がうるさく感じたりするので、電話対応自体を代行してもらえるアウトソーシングサービスを使うと良いでしょう。

電話代行サービスでは、あらかじめ管理画面から対応指示をトークスクリプトで用意することもできます。

対応された電話の要件については、相手方の会社名やお名前、連絡先をヒヤリングしてメールで報告がもらえるので助かります。

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インターネットFAXは「秒速FAX」

インターネットFAXとは、送られてきたFAXがPDF形式で指定したメールアドレスに送られてくるサービスです。

このご時世にわざわざ紙でFAXを受け取るという機会は、今やほとんど無いのではないでしょうか？

いつでもPDFデータで確認できる

インターネットFAXは、外出中でもスマートフォンで確認できたりと非常に便利なサービスです。

こちらから相手方へFAXを送る際も、PDFデータでそのまま相手先に送付することができます。

いちいち紙で印刷してFAXを送る必要がないので、仕事の効率化を図ることができますよね。

起業すると対外的な信用が気になりますし、銀行などの口座申込などでFAX番号を記載する欄が空欄だとちょっと嫌だな、、となる人もいると思うんです。

そんな時は、Toonesの秒速FAXが最適です。

＼ インターネットFAXで完結！ ／

Toones「秒速FAX」の利用料金

インターネットFAX送信サービスの「秒速FAX 送信」は初期費用や基本料金は無料です。

送信する際にかかる費用は１ページ７円〜となっています。

受信サービスの「秒速FAX Plus」は受信用に固定のFAX番号が発行されます。

初期費用が1100円で、基本料金が月額520円〜となっています。

受信単価は基本料金が520円の場合は@8円、840円の場合は@3円、1030円の場合は無料となっているので、FAXを受信する頻度を考えて決めると良いでしょう。

電話やFAX番号をクラウド化

ここまででToonesのサービス説明が大部分になってしまいましたね。

ここからは起業する際に電話番号などをクラウド化することの、メリットについて説明していきたいと思います。

事務所の移転時でも変更が不要

固定電話やFAX番号をクラウドで契約しておく最大のメリットは、移転した際に番号をそのまま使うことができるということです。

会社が成長して1〜2年周期で移転すると、金融機関であったり役所であったりと、その度に変更届を出す必要があります。

また、取引先などへ通知するのも面倒で手間がかかりますよね。

クラウドの電話番号やFAX番号だと、移転しても番号をそのまま引き継いで使い続けることができるので、その後の運用が楽になります。

早く番号を準備することができる

クラウドサービスの場合は、固定回線で申し込むよりも早く番号を取得することができます。

会社を立ち上げる際にいち早く名刺やWEBサイトに情報を載せることができるので、諸々の起業準備が捗りますよね。

また、新規で法人を設立する場合はマネーフォワード クラウド会社設立を使うと、費用もお得にクラウド上で手続きを進めることができます。

これまで3回ほど会社を設立してきましたが、創業時は手続きや準備するものが多くバタバタしてしまいます。

クラウドサービスは基本的にWEBで完結するので、さっさと準備して最も重要な事業の成長に注力できる状態にしましょう。

オフィスも不要な人はバーチャルオフィスで

作業場としてのオフィス自体がもはや必要ないという会社なら、バーチャルオフィスを契約し法人の登記住所として活用するのもありです。

小規模オフィスで問題がないなら、そもそものオフィスの借り方を考えてみても良いかもしれません。

法人住所利用のみならバーチャル

バーチャルオフィスには郵送物や荷物引取りサービスなどが用意されています。

VPNで固定IPを取得したりテレワークができる環境が構築できているのであれば、バーチャルオフィスでも事足りるのではないでしょうか。

オンラインでの打ち合わせが当たり前の風潮ができたことで、オフィスや通信周りの固定費を見直すきっかけとなった企業も多いはずです。

IT系の企業ではオフィスを解約するところも増えましたよね。

これまで紹介してきたToonesと同じ会社が運営する「バーチャルオフィスKarigo 」は、全国で50拠点以上も展開しているバーチャルオフィスです。

電話やFAXなどをToonesにする場合は、オフィスも同じ運営会社にまとめると楽ですよね。

＼ 60,000社以上が利用中！ ／

作業場所が信用が必要ならレンタル

また、ちょっとした作業場やミーティングスペースが欲しければ、コストの安いレンタルオフィスを活用する方法もあります。

バーチャルオフィスの欠点としては、急な来客対応や実際のオフィスが無いことによる信用力の低下などがありますが、その場合は会議室のあるレンタルオフィスが最適です。

また、金融機関などは古い慣習が残っており、バーチャルオフィスでは銀行口座が開設できない場合があるため注意が必要です。

コスト面と実情とのバランスを考えて、固定費は極力抑えていきたいところですね。