オフィスを解約して固定費を抑えたい。電話とFAX番号はどうしよう？みんな在宅でテレワークなので事務所自体がいらないんだけど
こんなお悩みにお答えします。
このご時世で多くの人がテレワークに切り替わり、誰もいないオフィスに固定費を払い続けるのもバカバカしいですよね。
そこでまずは「固定電話番号」と「FAX番号」をクラウドサービスで取得しておくことをおすすめしています。
- 転送電話サービスを使いたい人は：Toones転送電話
- 電話対応もやってもらいたい人は：電話代行サービス
- インターネットFAXにしたい人は：Toones秒速FAX
- 登記住所もバーチャルでいい人は：バーチャルオフィスのKarigo
FAX番号や電話番号の取得は必要？
FAXについては、実際にはもうほとんど使わなくなっている人の方が多いのではないでしょうか。
ただし地域や業種によってはまだ必要としていたり、法人として様々な申し込みをする際に番号の記入を求められることがあります。
これは日本では特に住所や固定電話の有無が未だに「信用」を一定担保する指標になっているからなんですよね。
この辺りの情報が会社のWEBサイトや名刺に情報としてあるかないかだけでも、対外的な見られ方は変わります。
これはホント。
シェアオフィスの住所とかで登記して、クラウドの電話とFAX用意して、名刺作って、法人サイトをWordPressでささっと作って。
大体これでそれっぽい会社の社長にはなれるはず。事業目的はインターネット関連かコンサルティング入れときや、後からなんとでも。 https://t.co/nO4rkIYhDa
— アプシェン@ゲームの中の人 (@appscen) September 22, 2019
またインターネット上のサービスの起業でも、ECサイトだったりで特定商取引法の記載が必要な場合には、電話番号の記載が求められることがあります。
電話番号は名刺にも書けるし、金融機関や取引先への信用を気にする人もいるよね
会社の社判なんかでも、ゴム印には住所と電話番号とFAX番号を入れたりしますね
電話番号はクラウドの「Toones転送電話」
クラウドのToones転送電話
は東京の03番号以外にも、首都圏や大阪・名古屋などの市外局番も取得することができます。
申し込みをして本人確認が完了してから使えるようになるので、開設までは数日かかります。
NTTなどの固定電話回線を引くよりは、圧倒的に早いでしょう。
また、先行して番号は抑えることができるので、先に名刺に電話番号を記入しておくことはできます。
また料金もクレジットカードによるポイント購入ですぐにチャージすることができるので、手軽に使えるというメリットがあります。
「Toones転送電話」の利用料金について
まずは電話番号の発行時に初期設定費用として3,120円が発生します。
電話番号の選択費用は基本的に無料です。
ただし、良番を取りたい場合などは別途費用がかかることもあります。
また月々かかる基本料金については、月額1,050円〜と非常に安価に使えるのがToones転送電話
の大きな特徴ですね。
通話料金については、固定電話と携帯電話で転送する際の通話料が異なるので、その点で注意が必要です。
尚、利用する際には本人確認が必要になります。まずは本人確認情報を登録し、個人の場合だと免許証等、また法人の場合だと謄本などをアップロードします。
その後、住所確認の書留が届くので、そこに記載されたPINを入力することで本人確認のフローが完了します。（１～２週間程度の期間をみておくと安全です）
この辺りの本人確認のフローがしっかりしているのも、サービスを利用する上で安心ができますよね。
電話番号などは不正利用の温床にもなったりするので、このような確認が入る理由も納得ができます。
電話を受けるのが面倒な人は「電話代行サービス」を使おう
社長が1人で起業する場合は、商談中に会社宛に電話がかかってきたりすると対応することができません。
また開発会社などでは電話の話し声がうるさく感じたりするので、電話対応自体を代行してもらえるアウトソーシングサービスを使うと良いでしょう。
電話代行サービスでは、あらかじめ管理画面から対応指示をトークスクリプトで用意することもできます。
対応された電話の要件については、相手方の会社名やお名前、連絡先をヒヤリングしてメールで報告がもらえるので助かります。
いきなり電話で受けるよりも、相手の情報や目的がわかっていた方が安心ですよね。変な営業電話なども回避できますし
自分で受けたい電話については、転送設定で携帯番号などをその時間帯だけ指定すればOK。管理画面でいつでも設定できるのも良いすね
インターネットFAXは「秒速FAX」
インターネットFAXとは送られてきたFAXがPDF形式で指定したメールアドレスに送られてくるサービスです。
このご時世にわざわざ紙でFAXを受け取るという機会は、今やほとんど無いのではないでしょうか？
外出中でもスマートフォンで確認できたりと非常に便利なサービスですね。
また、こちらから相手方へFAXを送る際もPDFデータでそのまま相手先に送付することができます。
いちいち紙で印刷してFAXを送る必要がないので、仕事の効率化を図ることができます。
あまり使うことのないFAXのために複合機を用意したり、その為に専用の電話回線を用意するのは正直バカバカしいです
とはいえ、起業すると対外的な信用が気になりますし、銀行などの口座申込などでFAX番号を記載する欄が空欄だとちょっと嫌だな、、となる人もいますよね。
そんな時は、インターネットFAXのToones秒速FAX
が最適です。
Toones「秒速FAX」の利用料金について
インターネットFAX送信サービスの「秒速FAX 送信」は初期費用や基本料金は無料です。
送信する際にかかる費用は１ページ７円〜となっています。
受信サービスの「秒速FAX Plus」は受信用に固定のFAX番号が発行されます。
| プラン名 | 初期設定費用 | 月額料金 | 受信単価 |
| SOHO | 1100円 | 520円 | @8円 |
| ベーシック | 840円 | @3円 | |
| ビジネス | 1030円 | 無料 |
初期費用が1100円で基本料金が520円〜になっています。
受信単価は基本料金が520円の場合は@8円、840円の場合は@3円、1030円の場合は無料となっているので、FAXを受信する頻度を考えて決めると良いでしょう。
FAXをほとんど使わない場合は１番安い520円〜のプランにしとこう
新規法人の電話やFAX番号はクラウドで
ここまでで「Toones」のサービス説明が大部分になってしまいましたね。
固定電話やFAX番号をクラウドで契約しておく最大のメリットは、移転した際に番号をそのまま使うことができるということです。
会社が成長して1〜2年周期で移転すると、金融機関であったり役所であったりと、その度に変更届を出す必要があります。
クラウドの電話番号やFAX番号だと、移転しても番号をそのまま引き継いで使い続けることができるので、その後の運用が楽になります。
社版の電話番号とFAX番号のところは移転後でもそのまま使えるよね
連絡先が変わらなければ、取引先各社に伝える手間も減ります。
オフィスも不要な人はバーチャルで
作業場としてのオフィス自体がもはや必要ないという会社なら、バーチャルオフィスを契約し法人の登記住所として活用するのもありです。
郵送物や荷物引取りサービスなどもあるため、すでにVPNなどを活用してテレワークができる環境が構築できているのであればバーチャルで事足りるのではないでしょうか。
また、ちょっとした作業場やミーティングスペースが欲しければ、コストの安いレンタルオフィスを活用する方法もあります。
オンラインでの打ち合わせが当たり前の風潮ができたことで、オフィスや通信周りの固定費を見直すきっかけとなった企業も多いはずです。
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