オフィスを解約して固定費を抑えたい。電話とFAX番号はどうしよう？みんな在宅でテレワークなので事務所自体がいらないんだけど
こんなお悩みにお答えします。
このご時世で多くの人がテレワークに切り替わり、誰もいないオフィスに固定費を払い続けるのもバカバカしいですよね。
そこでまずは「固定電話番号」と「FAX番号」をクラウドサービスで取得しておくことをおすすめしています。
- 転送電話サービスを使いたい人は：Toones転送電話
- 電話対応もやってもらいたい人は：電話代行サービス
- インターネットFAXにしたい人は：Toones秒速FAX
- 登記住所もバーチャルでいい人は：バーチャルオフィスのKarigo
FAX番号や電話番号の取得は必要？
オフィスには「複合機」といってコピー・FAX・プリンターが一体型のカラーコピー機が置かれているところが多いかと思いますが、リース料金やカウンター料金などコストもかかります。
しかしFAXについては、実際にはもうほとんど使わなくなっている人の方が多いのではないでしょうか。
業種や地域によってはまだ現役
FAXは地域や業種によってはまだ必要としていたり、法人として様々な申し込みをする際に番号の記入を求められることがあります。
これは日本では特に住所や固定電話の有無が未だに「信用」を一定担保する指標になっていたりするからなんですよね。
この辺りの情報が会社のWEBサイトや名刺に情報としてあるかないかだけでも、対外的な見られ方は変わります。
また、古くからの商習慣などによりFAXがいまだに使われていることもあります。
これはホント。
シェアオフィスの住所とかで登記して、クラウドの電話とFAX用意して、名刺作って、法人サイトをWordPressでささっと作って。
大体これでそれっぽい会社の社長にはなれるはず。事業目的はインターネット関連かコンサルティング入れときや、後からなんとでも。 https://t.co/nO4rkIYhDa
— アプシェン@ゲームの中の人 (@appscen) September 22, 2019
電話番号は問い合わせ先で必要
またインターネット上のサービスの起業でも、ECサイトだったりで特定商取引法の記載が必要な場合には、電話番号の記載が求められることがあります。
電話番号は名刺にも書けるし、金融機関や取引先への信用を気にする人もいるよね
会社の社判なんかでも、ゴム印には住所と電話番号とFAX番号を入れたりしますね
電話番号取得は「Toones転送電話」
クラウドのToones転送電話
は申し込みをして本人確認が完了してから使えるようになるので、開設までは数日かかります。
NTTなどの固定電話回線を引くよりは、圧倒的に早いでしょう。
また、先行して番号は抑えることができるので、先に名刺に電話番号を記入しておくことはできます。
また料金もクレジットカードによるポイント購入ですぐにチャージすることができるので、手軽に使えるというメリットがあります。
「Toones転送電話」の利用料金
まずは電話番号の発行時に初期設定費用として3,120円が発生します。
電話番号の選択費用は基本的に無料です。
ただし、良番を取りたい場合などは別途費用がかかることもあります。
また月々かかる基本料金については、月額1,050円〜と非常に安価に使えるのがToones転送電話
の大きな特徴ですね。
通話料金については、固定電話と携帯電話で転送する際の通話料が異なるので、その点で注意が必要です。
尚、利用する際には本人確認が必要になります。まずは本人確認情報を登録し、個人の場合だと免許証等、また法人の場合だと謄本などをアップロードします。
その後、住所確認の書留が届くので、そこに記載されたPINを入力することで本人確認のフローが完了します。（１～２週間程度の期間をみておくと安全です）
この辺りの本人確認のフローがしっかりしているのも、サービスを利用する上で安心ができますよね。
電話番号などは不正利用の温床にもなったりするので、このような確認が入る理由も納得ができます。
「電話代行サービス」が便利
社長が1人で起業する場合は、商談中に会社宛に電話がかかってきたりすると対応することができません。
また開発会社などでは電話の話し声がうるさく感じたりするので、電話対応自体を代行してもらえるアウトソーシングサービスを使うと良いでしょう。
電話代行サービスでは、あらかじめ管理画面から対応指示をトークスクリプトで用意することもできます。
対応された電話の要件については、相手方の会社名やお名前、連絡先をヒヤリングしてメールで報告がもらえるので助かります。
いきなり電話で受けるよりも、相手の情報や目的がわかっていた方が安心ですよね。変な営業電話なども回避できますし
自分で受けたい電話については、転送設定で携帯番号などをその時間帯だけ指定すればOK。管理画面でいつでも設定できるのも良いすね
インターネットFAXは「秒速FAX」
インターネットFAXとは送られてきたFAXがPDF形式で指定したメールアドレスに送られてくるサービスです。
このご時世にわざわざ紙でFAXを受け取るという機会は、今やほとんど無いのではないでしょうか？
いつでもPDFデータで確認できる
インターネットFAXは、外出中でもスマートフォンで確認できたりと非常に便利なサービスです。
また、こちらから相手方へFAXを送る際もPDFデータでそのまま相手先に送付することができます。
いちいち紙で印刷してFAXを送る必要がないので、仕事の効率化を図ることができます。
あまり使うことのないFAXのために複合機を用意したり、その為に専用の電話回線を用意するのは正直バカバカしいです
とはいえ、起業すると対外的な信用が気になりますし、銀行などの口座申込などでFAX番号を記載する欄が空欄だとちょっと嫌だな、、となる人もいますよね。
そんな時は、インターネットFAXのToones秒速FAX
が最適です。
Toones「秒速FAX」の利用料金
インターネットFAX送信サービスの「秒速FAX 送信」は初期費用や基本料金は無料です。
送信する際にかかる費用は１ページ７円〜となっています。
受信サービスの「秒速FAX Plus」は受信用に固定のFAX番号が発行されます。
| プラン名 | 初期設定費用 | 月額料金 | 受信単価 |
| SOHO | 1100円 | 520円 | @8円 |
| ベーシック | 840円 | @3円 | |
| ビジネス | 1030円 | 無料 |
初期費用が1100円で基本料金が520円〜になっています。
受信単価は基本料金が520円の場合は@8円、840円の場合は@3円、1030円の場合は無料となっているので、FAXを受信する頻度を考えて決めると良いでしょう。
FAXをほとんど使わない場合は１番安い520円〜のプランにしとこう
電話やFAX番号をクラウド化
ここまでで「Toones」のサービス説明が大部分になってしまいましたね。
ここからは起業する際のメリットについても説明していきたいと思います。
事務所の移転時でも変更が不要
固定電話やFAX番号をクラウドで契約しておく最大のメリットは、移転した際に番号をそのまま使うことができるということです。
会社が成長して1〜2年周期で移転すると、金融機関であったり役所であったりと、その度に変更届を出す必要があります。
クラウドの電話番号やFAX番号だと、移転しても番号をそのまま引き継いで使い続けることができるので、その後の運用が楽になります。
早く番号を準備することができる
クラウドサービスの場合は固定回線で申し込むよりも、早く番号を取得することができます。
会社を立ち上げる際にいち早く名刺やWEBサイトに情報を載せることができるので、諸々の起業準備が捗りますよね。
また、新規で法人を設立する場合は「マネーフォワード 会社設立」
を使うと、お得にクラウド上で手続きを進めることができます。
社版の電話番号とFAX番号のところは移転後でもそのまま使えるよね
連絡先が変わらなければ、取引先各社に伝える手間も減ります。
オフィスも不要な人はバーチャルで
作業場としてのオフィス自体がもはや必要ないという会社なら、バーチャルオフィスを契約し法人の登記住所として活用するのもありです。
法人住所利用のみならバーチャル
郵送物や荷物引取りサービスなどもあるため、すでにVPNなどを活用してテレワークができる環境が構築できているのであればバーチャルで事足りるのではないでしょうか。
オンラインでの打ち合わせが当たり前の風潮ができたことで、オフィスや通信周りの固定費を見直すきっかけとなった企業も多いはずです。
IT系の企業ではオフィスを解約するところも増えましたよね。
作業場所が必要ならレンタル
また、ちょっとした作業場やミーティングスペースが欲しければ、コストの安いレンタルオフィスを活用する方法もあります。
バーチャルオフィスの欠点としては、急な来客対応や実際のオフィスが無いことによる信用の低下などがありますが、その場合はレンタルオフィスが最適です。
コスト面と実情とのバランスを考えて、固定費は極力抑えていきたいところですね。
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