商談メモをAIで次のアクションに整理する方法｜担当・期限を勝手に決めないプロンプト

商談中は話がまとまったと思っていたのに、メモを読み返すと「見積を出す」「資料を送る」としか書いていない。誰が送るのか、いつまでなのかが分からない。

AIに要約を頼むと、文章としてはきれいになります。でも、きれいな議事録と、そのまま動ける作業一覧は少し違います。

今回は、商談のメモから次のアクションを整理する方法です。説明には架空の会話を使います。実際の顧客の発言や、特定AIツールでの実測結果ではありません。

まず発言者と商談日を残す

「資料を送ります」という発言でも、自分が言ったのか、相手が言ったのかで宿題の担当が変わります。メモに発言者がなければ、AIに渡す前に確認しておきます。

最低限、商談日、発言者、発言の中身を残します。聞き取れなかった部分は、そのまま「不明」で構いません。

録音から文字起こしした文章を使う場合も、話者の取り違えや日付の誤りがないか確認します。会話を録音・AIへ入力してよい範囲も、相手との取り決めに合わせてください。この記事では、音声の自動取得や顧客データの連携は扱いません。

自社の対応範囲を一緒に渡すなら、営業の共通メモと案件メモの形にしておくと、商談の記録と商材の説明を分けられます。

宿題を「合意・提案・未確認」に分ける

すべての話をタスクにしてしまうと、相手がまだ頼んでいない仕事まで始めかねません。作業一覧にする前に、話の状態を分けます。

状態	メモの例
合意した宿題	「明日、私から一覧を送ります」
提案・条件付き	「資料を確認できれば、来週中に出せそうです」
未確認	「公開作業もお願いしたいです」

「できそうです」を「やります」に置き換えると、約束の内容が変わります。AIの整理表でも、ここは元の言葉を確認したいところです。

次のアクションを整理するプロンプト

メモの各発言にS1、S2のような番号を付けて、以下の依頼文と一緒に渡します。

次の商談メモを、商談後の作業一覧に整理してください。

【商談日】
[日付。分からなければ不明]

【商談メモ】
S1: [発言者と発言]
S2: [発言者と発言]

次の列で表を作ってください。
状態（合意・提案/条件付き・未確認）／作業／担当／期限／条件／根拠の発言番号

ルール：
- 担当と期限は、発言にある場合だけ書く。不明なら未確認とする。
- 「できそう」「検討する」を、確約した作業や期限に変えない。
- 相手の要望だけでは、こちらが引き受けたと判断しない。
- 「明日」などの日付は、商談日が分かるときだけ変換し、元の表現も残す。
- 「来週中」は特定の日を推測せず、元の表現を残す。
- 最後に、作業を始める前に確認したい質問を挙げる。

表が出たら、発言番号をたどって読み直します。タスクが多いほどよい、というものではありません。まだ決まっていない作業が混ざっていたら、確認事項へ戻します。

架空の商談メモで整理してみる

Webサイトの更新を相談している場面を例にします。商談日は2026年10月14日とします。

S1: 相手「CMSの種類と、更新したいページの一覧を、明日こちらから送ります」
S2: 自分「受け取った一覧を確認して、見積の提示日を相談します」
S3: 自分「内容を確認できれば、来週中に見積を出せそうです」
S4: 相手「原稿を作るところから、公開作業までお願いしたいです」

この入力に対応する整理例は、次のとおりです。入力と表の関係を説明するために作成したもので、AIサービスの実行結果ではありません。

状態	作業	担当	期限
合意した宿題	CMSと更新ページ一覧を送る	相手	10月15日（明日）
合意した宿題	一覧を確認し、見積提示日を相談する	自分	未確認
提案・条件付き	見積を提示する	自分	来週中という見通し。未確約
未確認	原稿作成から公開まで依頼する	引き受ける担当は未確認	未確認

「10月15日までに見積を提出する」とまとめられていたら、訂正が必要です。明日送ると言ったのは相手で、送るものは一覧です。見積の期限ではありません。

「原稿作成から公開まで自分が担当」と書かれていた場合も、まだ決まっていません。相手の希望と、こちらが引き受けた範囲を分けて読みます。

未確認のことは、短い確認メールにする

例の商談で先に聞きたいのは、原稿作成もこちらで対応するのか、その範囲と公開時期です。見積の日付は、一覧を確認してから相談することになっています。

確認メールの文例は、こう書けます。

本日はありがとうございました。
CMSと更新ページの一覧は、明日お送りいただく予定と理解しています。

原稿作成から公開までをご希望とのことですが、
原稿に必要な素材のご用意状況と、ご希望の公開時期を教えていただけますか。

一覧を確認したうえで、こちらで対応できる範囲と見積の提示日をご相談します。
認識が違う点があれば、お知らせください。

この文例は商談当日に送る想定です。翌日以降に使うなら、「明日」は日付に直します。AIに下書きを頼んだ場合も、送信前に担当・日付・対応範囲を確認してください。

合意が取れたら、作業一覧へ移す

確認が終わった項目だけを、自分が普段使っているタスク一覧へ移します。転記する欄は、作業、担当、期限、着手条件、元メモの場所です。

予定が変わったときは、期限だけを上書きせず、変更した日と理由も残しておくと後で追えます。「一覧の到着が遅れたので、見積日は再相談」のように書けます。

商談前の情報と商談後の確認をつなげたいなら、出典付きの企業調査メモも一緒に使えます。調査時の仮説を、相手に確認できた事実へ更新していく形です。

商談後に必要なのは、長い議事録より「決まったこと」と「まだ聞くこと」が分かるメモです。次に動くために足りない情報だけを確認すれば、作業一覧も無理なく埋められます。